Содержание
- Что такое бизнес-процесс
- Типы бизнес-процессов
- Управление бизнес-процессом
- Как оптимизировать бизнес-процессы
- Автоматизация бизнес-процессов
Бизнес-процесс — это набор рутинных, повторяющихся действий, как простых, так и сложных, который приводит к созданию продукта, имеющего ценность, а также выполнению целей и задач компании и клиента. С выстроенными и автоматизированными внутренними бизнес-процессами, предприятия работают эффективнее и с лучшими результатами. Их необходимо постоянно совершенствовать.
Адаптация процессов — ключ к тому, чтобы идти в ногу с меняющимися условиями, быстро реагировать на новые возможности, улучшать внутренние операции и снижать затраты.
В этой статье рассказываем, что такое бизнес-процесс и как он работает, а также делимся советами по их улучшению в вашей компании.
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс — это повторяющиеся действия, которые позволяют вашей компании зарабатывать. Проще всего это объяснить на примере.
Для примера возьмем обработку заказа в консалтинговой компании.
- Клиент зашел на сайт, ознакомился с услугами, и оставил заявку
- Менеджер принял заказ, начал диалог и согласовал встречу
- На встрече выявили потребность клиента, определили пул работ и обозначили приблизительную стоимость и сроки
- Составили коммерческое предложение и отправили клиенту
- Если клиенту предложение подходит, то подписываем договор и начинаем работу. Если же заказчик не согласен, то вносим корректировки или согласовываем новые условия
То есть, бизнес-процесс — это те действия которые совершают работники для достижения определенной цели: решения поставленной задачи. Чтобы процесс был полным, нужно учитывать возможные отклонения. В примере выше мы предположили, что будет, если заказчик не согласится со сметой и внесли этот вариант в структуру бизнес-процесса.
Типы бизнес-процессов
Любую деятельность внутри компании можно отнести к бизнес-процессам. Цель каждого из них — развивать компанию и приносить прибыль. Однако по структуре они делятся на 3 типа.
Основные. Это костяк, который приносит основную прибыль компании: оказание услуг, продажа товара или производство.
Вспомогательные поддерживают работу основных процессов, но не приносят основную прибыль. Например, ведение бухучета или проверка договора у юриста, прежде чем заключить сделку.
Управленческие. То, что позволяет остальным процессам работать. Они не приносят прибыль, но координируют работу компании. Приме: создание плана продаж или подготовка отчета.
Прежде всего нужно заняться отладкой основных процессов. Если услуги оказываются плохо, то клиенты будут недовольны и не станут платить деньги.
В первое время бизнес может обойтись только основными процессами, поэтому их стоит ставить в приоритет. Без налаженных вспомогательных и управленческих процессов бизнес сможет справиться. Но это только вначале пути. С развитием бизнеса сама собой появится необходимость в остальных.
Управление бизнес-процессом
Чтобы компания развивалась стабильно, нужно отслеживать эффективность бизнес-процессов и вовремя вносить корректировки. Настройка позволит не терять деньги, реагировать на отклонения в целях и упрощать путь клиентов от первого контакта до покупки.
Зачем нужно управлять бизнес-процессами:
Систематизация. Когда бизнес начинает работу и выполняет первые заказы, его процессы уже запущены и существуют. Управление ими создаст конечную цель каждого процесса и позволит спроектировать их так, чтобы каждое действие вело к выполнению главной задачи. Это важно с точки зрения стратегии развития, что позволит бизнесу быстрее расти.
Визуализация. Структура выполнения задачи, инструменты и ответственные будут наглядно видны, когда вы начнете визуализировать бизнес-процессы. Это поможет оптимизировать их, найти повторяющиеся процессы и сократить время выполнения задачи.
Стандартизация. Когда процессы выстроены и понятны, любой исполнитель сможет взяться за них и довести до конца. Внезапное отсутствие работника не сможет поставить работу в ступор. Новичок быстро освоиться и начнет эффективно решать задачи.
Как оптимизировать бизнес-процессы
Прежде, чем взяться за оптимизацию, нужно изучить состояние текущих процессов. Важно понять, почему вы сейчас делаете так, почему именно эти люди занимаются задачей, насколько хорошо они справляются, можно ли что-то заменить или улучшить.
Пытаясь оптимизировать задачи, можно случайно ухудшить результат. Например, если вы уберете из процесса одного из исполнителей, это может увеличить нагрузку на оставшихся, а значит время на выполнение будет выше. Поэтому важно составить схему процесса, изучить ее и лишь затем пытаться оптимизировать.
Признаки необходимости оптимизации:
- Сотрудников стало больше, а эффективность снизилась
- Задачи выполняются дольше
- Исполнители тратят много времени на рутинные задачи
- Не понятно, как отследить результат задачи
- Клиенты недовольны
Когда вы точно понимаете, что процесс нужно оптимизировать, можно следовать следующему алгоритму:
- Создать схему текущего процесса. Выявите узкие горлышки и проблемные места.
- Продумать «идеальный» бизнес-процесс в рамках компании. Важно учитывать ваши ресурсы и не рисовать нереальную картину.
- Создать список изменений. Что нужно сделать, чтобы приблизиться к идеалу.
- Составить план внедрения. Если схема бизнес-процесса состоит из комплекса разных задач, лучше внедрять изменения поэтапно: так вы сможете проверить гипотезы, снизите риск нарушения работы и сможете понять, что и как меняется в результате.
- Внедрить изменения. Старайтесь фиксировать изменения после оптимизации: какие показатели выросли, что ухудшилось, что об этом говорят сотрудники или клиенты.
Автоматизация бизнес-процессов
Когда вы оптимизируете процессы с помощью технических решений и освобождаете сотрудников от выполнения рутинных задач, вы автоматизируете бизнес-процессы.
Например, можно автоматизировать отправку коммерческого предложения клиенту, рассылать сообщения по базе или доверить роботу складской учет.
Типовые и простые процессы следуют автоматизировать в первую очередь, чтобы дать сотрудникам больше времени на важные задачи. Обычно на рынке уже существуют недорогие решения для их автоматизации.
Сложные процессы, которые состоят из нескольких разных этапов и задач, тоже можно оптимизировать. Это больше подходит для среднего и крупного бизнеса, потому что необходимость в автоматизации появляется с увеличением объемов работ. Кроме того, обычно нужно создавать решение с нуля, что требует привлечения специалистов.
Автоматизированные бизнес-процессы помогают компаниям повысить КПД сотрудников, сократить время выполнения задач, снизить риск человеческой ошибки и оптимизировать рабочий процесс.
Бизнес-процессы есть в любой компании, от самых маленьких, где всего 1-2 сотрудника, то огромных корпораций. Чем лучше вы их построите и оптимизируете, тем эффективнее будет проходить работа. Если вы не знаете точно схему своих бизнес-процессов, то проведите декомпозицию самых основных процессов и проверьте, нет ли нигде накладок.
Если вы захотите оптимизировать или автоматизировать процессы, то поищите готовые решения на рынке или обратитесь к специалистам, которые сами проведут аудит процессов, найдут варианты их оптимизации и проследят за внедрением и конечным результатом.
Подписывайтесь на ежемесячную рассылку статей, чтобы получать больше полезных материалов. Например, скоро будем рассказывать, как автоматизировать процессы в компании самостоятельно.
Обратите внимание, что все материалы, содержащиеся на этом сайте, подготовлены для использования в исключительно информационных целях. Эти данные не являются и не заменяют собой профессиональную финансовую, юридическую или налоговую консультацию. Информация носит общий характер и не учитывает ваши личные обстоятельства. Всегда обращайтесь за профессиональным советом к официальным лицензированным специалистам: финансовым консультантам, бухгалтерам и юристам.
